Blijf elkaar ontmoeten want we missen echt contact

door | 12 augustus 2020

Blijf elkaar ontmoeten. Niet alleen gezellig, maar voor sommige vormen van overleg super noodzakelijk voor effectiviteit.
Blog blijf-elkaar-ontmoeten-want-we-missen-echt-contact_

Van Nederland naar Utah

Ik hou van thuiswerken en voer al sinds 2003 online gesprekken, vergaderingen en webinars. Dat moest wel met een Amerikaanse zakenpartner en internationale klanten. Super effectief voor kennisoverdracht, vergaderingen, demo’s en status updates of functioneel overleg.

Ik ging echter ook 1 tot 2 keer per jaar naar Utah toe en bleef er vaak 2 weken. Ik draaide op kantoor bij ze mee. Ik kwam bij de medewerkers thuis of ging met ze uit eten. Ze namen me mee naar het theater of we maakte een wandeling. Ik had in Utah affectief contact, we maakte elkaar in de fysieke nabijheid mee, We bouwden daar een gevoelde band op.

Deze reistijd heb ik altijd weer terugverdiend, want onze relatie hadden we op menselijk niveau verdiept. De online sessies werden daardoor bijzonder effectief. We konden werken vanuit vertrouwen.

Thuiswerkbeleid

Vorige week sprak ik met een HR medewerker over het thuiswerkbeleid in deze coronatijd. Als familiebedrijf is hun kernwaarde ‘betrokkenheid’. Hierdoor werd het uitgangspunt geformuleerd dat je minimaal 50% van de tijd op het fysieke kantoor doorbrengt. Om contact met elkaar te houden en laagdrempelig voor een ander te blijven. Oftewel, om bij elkaar betrokken te blijven. Die kernwaarden zijn er niet voor niets. Ze geven richting in onduidelijke tijden.

Ontmoetingsmomenten zijn de basis onder elke samenwerking. We zoeken elkaar op om plannen te maken, ideeën te vergaren, kennis over te dragen, standpunten uit te wisselen, afspraken te maken en ook om lol te maken en successen te vieren. Zonder ontmoetingen voelt een team niet als team en is een organisatie geen organisatie.
Ontmoetingsmomenten zijn belangrijk om consensus te vormen en een gevoel van verbinding, betrokkenheid en inclusie te ervaren.

Bron Coachlink (aug 20)

Ik hoor er bij

Een ieder die in een organisatie werkt hoort erbij, dat is het contract tussen werknemer en werkgever. Dit is ook een systemisch gegeven, een soort wetmatigheid binnen organisaties. Emotioneel of fysiek buitensluiten leidt gegarandeerd tot gedoe. Een organisatie wil compleet zijn. Door regelmatig fysiek bij elkaar te komen voel je ook dat je er (nog) bijhoort. Dat je bij het team hoort en dat de organisatie jouw als mens, jouw kennis, kunde en talent nodig heeft en dat je van nut bent.

Het type bijeenkomsten waarin je fysiek bij elkaar komt zal ook in de toekomst blijvend veranderen. Zo hoor ik nog weinig enthousiasme voor die wekelijkse (MT) vergaderingen op dinsdagochtend om 9 uur op kantoor. ‘ ik ga echt niet meer in die file staan‘ hoorde ik laatst, en terecht. Effectieve vergaderingen zijn prima online te organiseren en met een strakke agenda en dito voorzitter uit te voeren. Het type ‘besluit – actie doorspreek meetings’. Echt effectief (en dus korter) doordat de deelnemers zich thuis in alle rust hebben voorbereid en waar alleen die mensen bij zitten die daadwerkelijk in de vergadering van toegevoegde waarde zijn.

Volgens coachlink zijn er 4 recepten voor online succes:

  1. Is er onderling verbinding?
  2. Zorg voor duidelijkheid
  3. Stimuleer echte interactie
  4. is er ruimte en tijd voor reflectie

Organiseer het werkelijke contact

Wat de toekomst gaat brengen? Het zal gaan om de balans. Nog meer dan voorheen gaan we nadenken over het soort vergaderingen, het doel of de intentie van de bijeenkomst. Veel bilateralen kunnen online, maar daarnaast ga je eens in de zoveel keer samen (extern) lunchen en voel je het contact. Brainstormen, kick-offs, team-ontwikkelingsdagen, reflectie-momenten, heisessies, de jaarlijkse BBQ, etc. dat zijn de werkelijke, fysieke, verbindingsmomenten.

ik vind het saai, alleen maar thuiswerken.

Het is belangrijk. Bijvoorbeeld als je wilt weten wat iemand er van vindt, dan zegt de non-verbale communicatie veel. In het werkelijke contact voel je mee hoe het met iemand is. Het zijn de momenten waar je ervaart of je nog op 1 lijn zit, of dat er afstand is. Maar ook voor het stromen van creativiteit is veiligheid en verbondheid nodig. Het van de hak op de tak kunnen springen, waar white boards geduldig zijn en de pen wordt doorgegeven.

Samen op kantoor is meer dan efficient werken. Het zijn ook de koffiepraatjes, de roddels, de gezelligheid en levendigheid. Het is de stille diplomatie in de voorbereiding van vergaderingen en besluitvorming. Mensen missen hun kantoor. Dus organiseer het werkelijke contact. We missen onze collega’s. We missen de balans tussen thuis en werk.

Op 1,5 meter, en in de combinatie met online, zijn ook veel teamactiviteiten uit te voeren. Laat je door onze programma’s voor transitie of ontwikkeling inspireren, en neem gerust contact op als van gedachten wilt wisselen. Want pas bij echt contact ontstaat beweging. Ook met 1,5 meter ertussen.

MENSEN TRANSFORMEREN ORGANISATIES

Meer informatie over onze diensten? We plannen graag een afspraak.

Social Media

Wij posten met regelmaat updates en artikelen op social media kanalen. Wil je ons volgen?

Meer blogs

Wat is een VUCA wereld?

Wat is een VUCA wereld?

VUCA: Volatile, Uncertain, Complex & Ambiguous.
De Amerikaanse schrijver, hoogleraar en consultant Peter Ferdinand Drucker (1909 – 2005) zei in 2000: “De grootste verdienste van het management van de 20e eeuw is de vijftigvoudige verbetering van de productiviteit van de fabriekswerker. De grootste uitdaging van het management voor de 21e eeuw is om de productiviteit van de kenniswerker op een vergelijkbare wijze te verbeteren.” Met de kennis van nu proberen we daaraan een bijdrage te leveren. Met deze blog over VUCA bijvoorbeeld.

Ik wil assertiever zijn. 5 tips voor introverte mensen

Ik wil assertiever zijn. 5 tips voor introverte mensen

Ik wil ‘nee’ durven zeggen, zelfvertrouwen krijgen, initiatief leren nemen. Hoe leer ik om over mijzelf te praten, minder onzeker en te zachtaardig te zijn…
Zomaar enkele wensen en problemen van mensen die op zoek gaan naar assertiviteitstrainingen. De oplossing lijkt helder, maar lost het wat op?