Plannen maken om doelen te halen

door | 19 december 2016

Wat in de toekomst ligt is ongrijpbaar, en maakbaar. Niets is zo geduldig als een business plan in Excel en Word. Toch blijkt het vaak het lastig om je jaarplan te realiseren. Doelen haal je door kleine stapjes te doen.
blog - mission matters - plannen maken

Waarom plannen we? En hoe zorg je dat je je doelen haalt? Dit is altijd de een terugkerende vraag. Plannen maak je om grip te krijgen op vooruitgang. Waar moet je beginnen om je doelen te realiseren? Mijn ervaring is dat heel goed terugkijken voordat je een plan maakt, de basis legt voor ambitieuze en realistische stappen. In dit blog help ik je met vragen waardoor je gestructureerd het afgelopen jaar evalueert. Daarna een een aanpak om een simpel maar doeltreffend en meetbaar plan voor het komend jaar te maken.

Ik heb gebruik gemaakt van het groot werkvormen boek van Sasja Dirkse-Hulscher en Angela Talen, omdat zij een methode aanbieden waarmee je dit overzichtelijk aanpakt *)

Reflecteer op de afgelopen periode

Om een plan voor het volgende jaar, of de komende periode te maken, adviseer ik altijd om eerst eens te terug te kijken. Hieronder enkele reflectievragen die je jezelf kan stellen. Je kan de vragen op diverse onderwerpen doorlopen waarover je conclusies wilt trekken: het gehele bedrijf, jouw team, de klanten, producten, marketing, verkoop, omzet/kosten/marge, partners, persoonlijk welbevinden, de inhoud van het werk etc.

Reflectievragen

  • Wat wilde je bereiken en hoe wilde je dit bereiken?
  • Is dit gelukt en hoe weet je dat? Welke factoren zijn van invloed op het succes of falen? Analyseer hierbij ook de beschikbare data in CRM, boekhouding, dossiers, etc.
    • Mijn tip: haal je data uit de systemen en ga deze ‘verrijken’, bijvoorbeeld in Excel. Mijn klanten en omzet uit het boekhoudsysteem verrijk ik met de diensten die ik er heb verkocht en klant-typeringen. Daarna kan ik een klant en product analyse maken. Met een CRM kan dit vaak al met de rapportage functies.
  • Heb je een verklaring voor het succes of falen? Zijn er patronen? Door de oorzaak te herkennen zie je sneller de consequenties van acties in de toekomst.
  • Welke conclusies trek je hieruit? Wat ging er goed en ga je mee door, wat wil je veranderen of stoppen?
  • Wat heb je geleerd over je eigen denken en leren? (Dit is een lastige vraag. Als je je denkpatroon kent en weet hoe je hebt geleerd, haal je meer uit toekomstige situaties.)

Een aanpak om tot een toekomst planning te komen

Om tot concrete resultaten te komen is het handig om een plan te ontwikkelen. Ik start altijd graag met een creatieve fase.

Je kan hier bijvoorbeeld Trello voor gebruiken, maar ik heb zelf in deze fase een voorkeur voor de ouderwetse post-it’s aan de muur.

Welke stappen doorloop je voor een realistische en ambitieuze planning? We gaan Reverse Engineering toepassen. Van eindresultaat naar tijdsbesteding:

1 De scope van je plan is de komende periode, bijvoorbeeld 1 jaar. Geef je plan een pakkende naam ‘2019, het jaar van de….’. Noem je digitale board zo, of schrijf het op en plak het links op de muur. Dit is het thema van dat jaar. Wil je 10 nieuwe eindklanten? 100% groeien? Leven in overvloed? Als je vooruit wilt, is het praktisch om voor jezelf 1 kerndoel voor ogen te houden. Dit is het eindresultaat op 31 december. Het voordeel van 1 kerndoel helder hebben, is dat je alle overige keuzes hiervan afleidt.

2 Doelen zo concreet formuleren dat je het kan tekenen. Ondernemersdoelen kunnen kwantitatief zijn zoals winst, marktaandeel, efficiency (vaak SMART geformuleerd) maar net zo goed kwalitatief zoals continuïteit, duurzaamheid, maatschappelijk verantwoordelijk, transparantie of persoonlijke ontwikkelingsdoelen als ‘door experimenteren en onderzoeken weet ik waar ik energie van krijg’.

3 Bedenk mijlpalen tussen de start en het einde. Beschrijf ze in voltooid deelwoorden: bijv: 1e klant-contract getekend in Zuid-Holland, 1e experiment voltooid. Tip voor motivatie : Een mijlpaal is een feestelijk momentje : het openen van een fles champagne of waarvoor je uit eten gaat.

4 Maak voldoende mijlpalen, en als de stappen te groot zijn voeg er een mijlpaal tussen. Maak ze zo concreet dat je ze kunt tekenen. Het visualiseren van de mijlpijl is een belangrijk anker. Dus als je doel 10 nieuwe klanten is, dan is je eerste mijlpaal de 1e klant met een getekend contract, maar ook een uitgebracht en besproken voorstel kan een mijlpaal zijn, of de oplevering van een nieuwe website waar je naar verwijst in je sales, of een marketingactie.

5 Actie! Om je mijlpalen te daadwerkelijk te bereiken bedenk je welke acties je daar voor wilt doen. Kom je bij het bedenken van de acties nog een mijlpaal tegen, voeg deze dan toe aan stap 3.

6 Voeg aan de mijlpalen daarna! pas een tijdsplanning toe en bepaal eventueel wie de acties uitvoert (zelf doen, uitbesteden). Sommige mijlpalen zijn snel, andere hebben meer tijd nodig, inzicht in de handelingen volgen uit stap 4.

Na het beantwoorden van de bovenstaande vragen, ziet je muur of Trello board er ongeveer zo uit:

Meten = weten

Als het goed is, kan je nu op de door jou geformuleerde momenten (punt 5) meten of je je mijlpaal gehaald hebt en doe je een tussenevaluatie met de reflectievragen. Als het nodig is stuur je bij of maak je een nieuw plan en acties op basis van de verkregen inzichten.

*) Bron: het groot werkvormen boek, Sasja Dirkse-Hulscher en Angela Talen

MENSEN TRANSFORMEREN ORGANISATIES

Meer informatie over onze diensten? We plannen graag een afspraak.

Social Media

Wij posten met regelmaat updates en artikelen op social media kanalen. Wil je ons volgen?

Meer blogs

De juiste knop om managers te bewegen

De juiste knop om managers te bewegen

Beste manager: Door welke knop kom jij in beweging? De juiste knop vinden begint met zelf de tijd nemen om een (nog) betere manager te worden. Een blog uit de coachingpraktijk.

Moed voor managers

Moed voor managers

Dit korte blog gaat over moed. Je kunt snappen wat moed inhoudt en het daarbij laten. Om principes in de praktijk te brengen, is moed nodig. Het gaat om nieuwe overtuigingen en nieuwe uitgangspunten. Dat is voor veel managers lastige materie…